فرارو- در دنیای پرشتاب مدیریت و رهبری، کارشناسان تأکید می کنند راه اثرگذاری بیشتر نه در کار کردنِ بیشتر، بلکه در تمرکز آگاهانه بر مهم ترین اولویت ها نهفته است.

به نقل از اینترپنور، اگر شما هم مانند بسیاری از مدیران و رهبران سازمانی هستید، احتمالاً بارها آرزو کرده اید کاش روزها 25 ساعت داشتند یا هفته ها هشت روزه بودند تا بتوانید از پس تمام مسئولیت ها و کارهایی که روی دوشتان است بربیایید. در جایگاه مدیریتی، اغلب این احساس وجود دارد که زمان هرگز کافی نیست و همیشه در حال عقب ماندگی و جبران هستید. جلسات پشت سرهم، تصمیم های فوری، فشار نتایج و انتظارات بالا، همگی باعث می شوند احساس کنید کنترل زمان از دستتان خارج شده است.

رهبران سازمانی مرتب می پرسند چگونه می توان بهره وری بیشتری داشته باشند. این سؤال کاملاً قابل درک است؛ به ویژه وقتی بسیاری از مدیران ارشد حوزه فناوری به شدت درگیر بهینه سازی فرایندها و عملکرد شرکت هایشان هستند. اما واقعیت این است که در مقطعی، شما تمام قطره های بهره وری ممکن را از روزتان گرفته اید و دیگر راه حل، انجام دادن کارهای بیشتر نیست. گام بعدی، یاد گرفتن هنر اولویت بندی است.

مدیران فناوری با تسلط بر اولویت بندی، می توانند عملاً یک یا دو ساعت اضافه در روز برای خودشان خلق کنند. استراتژی های سنتی مدیریت زمان اغلب برای رهبران کارایی لازم را ندارند، چون روزهای آن ها قابل پیش بینی نیست، جلسات بخش عمده برنامه شان را اشغال می کند و تقریباً همه چیز فوری به نظر می رسد. در ادامه، سه راهبرد کلیدی برای تمرکز بهتر زمان و انرژی معرفی می شود؛ راهبردهایی که به شما کمک می کند بیشترین اثرگذاری ممکن را داشته باشید.

اولویت بندی از شناخت دقیق اولویت ها آغاز می شود. شما دقیقاً به دنبال چه چیزی هستید و موفقیت را چگونه تعریف می کنید؟ اگر اهداف شما مبهم و گنگ باشند، حتی بهترین تکنیک های مدیریت زمان هم شکست خواهند خورد.

شفافیت لزوماً پیچیده نیست. برای مثال مدیرعامل یک شرکت تنها سه هدف اصلی برای سال آینده تعریف کرد: افزایش تعداد کاربران اپلیکیشن، کاهش هزینه های عملیاتی و رشد سود نهایی. همین سه اولویت، مبنای تمام تصمیم های او شد.

پس از آنکه هیئت مدیره با این چشم انداز موافقت کرد، او زمان و انرژی خود را کاملاً با این اهداف هم راستا ساخت و تمام ابتکارها و پروژه هایی را که در این چارچوب نمی گنجیدند، متوقف کرد. او فردی اجتماعی بود و مرتب برای حضور در پادکست ها، کنفرانس ها و رویدادهای شبکه سازی دعوت می شد. اما داشتن اولویت های شفاف به او این امکان را داد که با اطمینان نه بگوید؛ هر جا که آن فعالیت واقعاً تأثیری بر اهداف کلیدی نداشت.

نکته مهم تر این بود که او این اولویت ها را در یک نشست عمومی با کارکنان مطرح کرد و به مدیران و اعضای تیم اختیار داد هر کاری را که با این سه هدف هم خوانی ندارد، به چالش بکشند. اگر مدیری پروژه ای خارج از این اولویت ها پیش می برد، کارکنان تشویق می شدند مستقیماً موضوع را با خود مدیرعامل در میان بگذارند. به این ترتیب، او نه تنها زمان خودش، بلکه فرهنگ تمرکز و هم راستایی را در کل سازمان نهادینه کرد.

یکی از سریع ترین راه ها برای بازپس گیری زمان، حذف بی رحمانه حواس پرتی هاست. می توانید این کار را شبیه به ساختن یک فهرست کارهایی که نباید انجام داد در نظر بگیرید. این رویکرد را هم برای پروژه های کاری و هم برای قرارها و جلسات به کار ببرید، چرا که مدیران بخش عمده روز خود را در جلسات می گذرانند.

کارشناسان معمولاً به مدیران توصیه می کنند هر هفته یک بازبینی تقویم انجام دهند. برنامه هفته پیشِ رو را مرور کنند و هر جلسه ای را که با معیارها و اولویت ها هم خوانی ندارد، رد یا شخص دیگری را به جای خود بفرستند.

البته شرط مهم این است که این زمان بازیافته شده را آگاهانه برای کارهای باارزش اختصاص دهید، نه اینکه دوباره آن را با جلسات بیشتر پر کنید. حذف، اگر هدفمند نباشد، به سرعت جای خود را به شلوغی جدید می دهد.

شما نمی توانید همه چیز را حذف کنید، اما می توانید کارهای بیشتری را واگذار کنید. خوشبختانه هرچه در مسیر شغلی بالاتر می روید، افراد بیشتری در دسترس شما هستند که می توانند کمک کنند. نکته کلیدی این است که از آن ها کمک بخواهید، نه اینکه انتظار داشته باشید ذهن شما را بخوانند. پیش از آنکه کاری را خودتان انجام دهید، از خود بپرسید:

آیا این کار واقعاً در منطقه نبوغ من است؟ آیا فرد دیگری می تواند این کار را حتی 50 درصد به خوبی من انجام دهد؟ با تمرکز روی این کار، از انجام چه کار مهم تری بازمی مانم؟ اگر کاری واقعاً در حوزه توانمندی منحصربه فرد شما نیست، آن را به فرد دیگری بسپارید. این کار به شما اجازه می دهد بر بخش هایی تمرکز کنید که ارزش افزوده واقعی شما در آن هاست.

آیا می توانید از شریک زندگی تان در کارهای خانه کمک بگیرید؟ آیا می شود نسخه های دارویی، خرید مواد غذایی یا انجام امور روزمره را خودکار یا برون سپاری کرد؟ همه این ها فضای ذهنی و زمانی ایجاد می کند تا روی آنچه واقعاً اهمیت دارد تمرکز کنید.

در نهایت، شما نمی توانید زمان بیشتری خلق کنید. اما می توانید آگاهانه تر از زمان موجود استفاده کنید. تمرکز بر اهداف اصلی کسب وکار، حذف حواس پرتی ها و واگذاری کارهایی که در حوزه نبوغ شما نیستند، سه راهبردی هستند که فضای ذهنی، زمان و انرژی بیشتری در اختیارتان قرار می دهند؛ فضایی که می تواند از کسب وکار و زندگی شما به بهترین شکل ممکن حمایت کند. شما از پسش برمی آیید.