ابراهیم نوری گوشکی؛ انجمن های علمی گروه پزشکی به عنوان نهادهای مردم نهاد (NGO) در ساختار نظام سلامت ایران نقشی کلیدی در ارتقای دانش، انتقال تجربه، توانمندسازی اعضاء و مشارکت در سیاست گذاری های کلان کشور دارند. یکی از ابزارهای مهم برای نشان دادن کارآمدی و شفافیت این انجمن ها، گزارش عملکرد سالیانه یا دوره ای است.

گزارش عملکرد یکی از مهم ترین ابزارهای مدیریتی و ارتباطی در سازمان ها و انجمن های علمی است. این گزارش نه تنها بازتاب دهنده فعالیت ها و دستاورد هاست بلکه نقش کلیدی در تصمیم سازی، اعتبارسازی و برنامه ریزی های آینده دارد. در واقع گزارش عملکرد سندی است که فعالیت ها، نتایج، دستاوردها، چالش ها و میزان تحقق اهداف یک واحد، کمیسیون یا انجمن را در یک بازه زمانی مشخص (سالیانه یا فصلی) به صورت مستند و تحلیلی ارائه می دهد.

در سطح جهانی، سازمان هایی چون WONCA (سازمان جهانی پزشکان خانواده) وWHO (سازمان جهانی بهداشت) تأکید دارند که انجمن های علمی باید گزارش های خود را نه تنها بر پایه آمار فعالیت ها و اقدامات انجام شده، بلکه با تحلیل علمی و درست داده های استخراج شده و شاخص های احصا شده با اثرگذاری ها تدوین کنند. نشریات معتبر مانند Lancet و BMJ نیز بارها اشاره کرده اند که کیفیت گزارش دهی علمی، خود نشانگر سطح بلوغ یک سازمان یا انجمن است.

شفاف سازی فعالیت ها: نشان می دهد که انجمن در چه زمینه هایی فعال بوده و چه اقداماتی انجام داده است.

ارزیابی اثربخشی: امکان سنجش میزان موفقیت برنامه ها و پروژه ها را فراهم می کند.

مستندسازی برای آینده: به عنوان مرجع قابل استناد برای برنامه ریزی های بعدی و انتقال تجربه به اعضای جدید عمل می کند.

جلب حمایت و اعتبار: گزارش حرفه ای می تواند اعتماد نهادهای بالادستی، دانشگاه ها یا وزارتخانه ها را جلب کند.

تقویت هویت علمی انجمن: با نمایش فعالیت های علمی، پژوهشی و آموزشی، جایگاه انجمن در جامعه علمی ارتقاء می یابد.

ایجاد انگیزه در اعضا: وقتی اعضا ببینند تلاش هایشان ثبت و دیده می شود، انگیزه بیشتری برای مشارکت پیدا می کنند.

-ارتباطات بین المللی: گزارش حرفه ای، امکان تبادل تجربه با انجمن های مشابه در سایر کشورها را فراهم می سازد.

گزارش نویسی با طعم تخصص، نگارش اثربخش عملکرد برای انجمن های علمی

راهنمای علمی برای اعضای هیأت مدیره انجمن های علمی گروه پزشکی

یک گزارش عملکرد استاندارد باید دارای ساختاری شفاف و علمی باشد. الگوی پیشنهادی که در بسیاری از کشورها (از جمله در راهنماهای WHO و WONCA) به کار می رود، شامل بخش های زیر است:

-معرفی اجمالی انجمن، مأموریت، چشم انداز و ارزش ها

-اهداف کلان و راهبردی

فعالیت ها و برنامه های اجراشده:

-همایش ها، کارگاه ها، دوره های آموزشی

-پژوهش ها و انتشارات علمی

-بیانیه ها، راهنماهای بالینی یا پروتکل ها

-فعالیت های بین المللی

خروجی ها (Outputs):

-تعداد اعضاء و رشد آن

-تعداد برنامه های برگزار شده

-مقالات یا انتشارات منتشر شده

-مشارکت در سیاست گذاری ها

-تأثیر فعالیت ها بر جامعه پزشکی یا بیماران

-ارتقای کیفیت آموزش و پژوهش

-تغییرات ایجاد شده در دستورالعمل ها یا سیاست های سلامت

تحلیل چالش ها:

-محدودیت های مالی

-کمبود مشارکت اعضاء

-موانع اداری یا قانونی

پیشنهادها و برنامه آینده:

-راهکارهای عملی برای بهبود

-برنامه ریزی برای دوره آینده

-همکاری های بین المللی

-تمرکز صرف بر کمیت (مثلاً تعداد همایش ها) بدون تحلیل کیفی

-استفاده از عبارات کلی و غیرمستند مثل فعالیت های گسترده ای انجام شد

-نبود شاخص های ارزیابی (مثلاً بیان تعداد شرکت کنندگان بدون تحلیل تأثیر آن بر ارتقای دانش)

-فقدان مقایسه سالیانه یا تطبیقی

-بی توجهی به اثرگذاری واقعی (Impact) و تمرکز صرف بر فعالیت ها.

چگونه تحلیل علمی را به گزارش بیفزاییم؟

تحلیل علمی یعنی فراتر رفتن از چه کاری انجام دادیم؟ و پاسخ به سؤال این کار چه اثری داشت؟

-استفاده از داده ها و شاخص ها: مثلاً گزارش شود که 3 کارگاه آموزشی برگزار شد و میزان دانش شرکت کنندگان قبل و بعد از کارگاه با آزمون علمی سنجیده شد (با افزایش 30٪).

-مقایسه و Benchmarking: مقایسه فعالیت انجمن با استانداردهای ملی یا بین المللی

-تحلیل هزینه-فایده: نشان دادن صرفه جویی ها یا بهره وری علمی و افزایش کیفیت اقدامات

-استفاده از شواهد: ارجاع به منابع علمی (مانند WHO یا مقالات معتبر) برای نشان دادن اهمیت فعالیت ها.

استانداردهای بین المللی و تطبیق با شرایط ایران:

WHO (سازمان جهانی بهداشت) در راهنمای خود برای NGO های سلامت تأکید دارد که گزارش ها باید بر مبنای نتایج قابل سنجش تدوین شوند.

WONCA (سازمان جهانی پزشکان خانواده) از انجمن های علمی پزشکان خانواده می خواهد گزارش های خود را بر اساس تحلیل علمی و اثر بخش فعالیت های انجام شده توسط انجمن مذکور بر بهبود کیفیت مراقبت های اولیه ارائه دهند.

در بسیاری از کشورها، گزارش عملکرد انجمن ها به صورت سالنامه علمی (Annual Scientific Report) منتشر می شود که به مرجعیت علمی آن انجمن کمک می کند.

در ایران، با وجود محدودیت های مالی و اداری، امکان بومی سازی این الگو وجود دارد. دبیرخانه کمیسیون انجمن های علمی گروه پزشکی نیز انتظار دارد که گزارش ها نه صرفاً اداری، بلکه مستند، علمی و تحلیلی باشند.

-از همان ابتدای سال، مستندسازی کنید: ثبت دقیق تمام فعالیت ها با عکس، فیلم، آمار، نمودار و…

-یک قالب استاندارد تهیه کنید: انجمن می تواند برای خود یک الگو (Template) گزارش عملکرد طراحی کند.

-مسئول گزارش نویسی را مشخص کنید: بهتر است یک کمیته (شامل دبیر علمی، دبیر اجرایی و مسئول روابط عمومی انجمن) این وظیفه را برعهده بگیرد.

-داده ها را به شاخص تبدیل کنید: مثلاً به جای 5 کارگاه برگزار شد ، بنویسید 5 کارگاه با مجموع 320 شرکت کننده برگزار شد که میانگین امتیاز رضایت مندی 85٪ بود .

-تحلیل کیفی اضافه کنید: تجربه ها، بازخوردها و چالش ها را شرح دهید.

-پیشنهادهای علمی و سیاستی ارائه کنید: گزارش فقط روایت گذشته نیست، بلکه نقشه راه آینده نیز هست.

-خلاصه مدیریتی (Executive Summary) بنویسید: برای مدیران بالادستی که وقت کافی برای مطالعه کل گزارش ندارند خلاصه ای از عملکرد تهیه کنید.

-از گرافیک و نمودار استفاده کنید: داده ها را به زبان ساده منتقل کنید.

-گزارش را به موقع ارسال کنید: تأخیر در ارائه گزارش، نشانه ضعف مدیریتی است.

-انتشار عمومی نسخه خلاصه: انجمن می تواند خلاصه ای از گزارش خود را در سایت یا شبکه های اجتماعی منتشر کند تا شفافیت بیشتری ایجاد شود.

گزارش عملکرد انجمن علمی، نه صرفاً یک تکلیف اداری، بلکه آینه ای از هویت علمی و اجتماعی انجمن است. انجمن هایی که گزارش های خود را علمی، تحلیلی و شفاف می نویسند، نه تنها در فرآیند ارزشیابی و همچنین اعتباربخشی موفق تر خواهند بود، بلکه در جلب اعتماد اعضاء، تعامل با نهادهای سیاست گذار و ایجاد همکاری های بین المللی نیز جایگاه بالاتری به دست می آورند.

تجربه انجمن های جهانی مانند WONCA نشان داده است که گزارش علمی می تواند به یک سند مرجع برای برنامه ریزی آینده تبدیل شود. در ایران نیز با توجه به نقش کلیدی انجمن های علمی در توسعه دانش پزشکی، لازم است که اعضای هیأت مدیره این نهادها به اهمیت گزارش نویسی حرفه ای توجه کنند و با بهره گیری از الگوهای معتبر جهانی و شرایط بومی کشور، گزارش هایی تهیه کنند که هم علمی و دقیق باشند و هم اثرگذار و الهام بخش.